A1 Bescheinigung – Prozessintegration und Automatisierung

Automatisierung der A1 Bescheinigung

Muss ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend ins EU-Ausland, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet mit der sogenannten A1 Bescheinigung nachzuweisen, dass das Unternehmen die Sozialversicherungsbeiträge im Inland entrichtet. Die Bescheinigung ist dem Reisenden vor der Reise zur Verfügung zu stellen und durch diesen mitzuführen (Mitführungspflicht). Diese Verpflichtung besteht selbst bei kurzfristigen, eintägigen Entsendungen. Erfolgt dieses nicht vollständig und nicht vor der Durchführung der Reise können Unternehmen entsprechend sanktioniert werden. Dem Reisenden kann die Einreise oder der Zutritt zu Betriebseinrichtungen im Ausland ohne die A1-Bescheinigung verweigert werden.

Die Bescheinigungen müssen ab 1.7.2019 beim zuständigen Sozialversicherungsträger elektronisch beantragt werden.

Eine zeitliche Toleranzgrenze sehen die Rahmenbedingungen nicht vor, es besteht eine Mitführungspflicht. Die Einreise oder der Zutritt zu Betriebseinrichtungen im Ausland kann ohne eine gültige A1-Bescheinigung verweigert werden, die entsendenden Unternehmen können entsprechend sanktioniert werden.

Die Unternehmen stehen diesbezüglich oftmals vor einer Vielzahl von inhaltlichen, zeitlichen und qualitativen Herausforderungen, die organisatorisch, prozessual sowie technisch bewältigt werden müssen:

A1-Herausforderungen

Somit ist für Unternehmen ein betrieblicher Prozess für die A1 Bescheinigung zu etablieren, der

  • die zu bescheinigenden Sachverhalte anhand eines flexiblen Regelwerks zuverlässig ermittelt,
  • die entsprechenden Bescheinigungen vor der Reise in hoher Qualität an der richtigen Stelle elektronisch beantragt,
  • die ausgestellten und elektronisch zurück gesendeten Bescheinigungen dem Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung stellt und ihn an seine Mitnahmepflicht erinnert,
  • alle Bescheinigungen prüfsicher verwahrt und archiviert,
  • alle Prozesse elektronisch dokumentiert und auswertbar macht sowie
  • idealerweise ein Frühwarnsystem für weitere Risikofelder im Zusammenhang mit Auslandstätigkeiten (bspw. Steuern, Meldepflichten, Höchstaufenthalte, Mindestlohn, …) bereitstellt.

Die Lösung

Nur durch einen integrierten A1-Prozess mit einem hohen Automatisierungsgrad sind die Aufwände für Beantragung, Handling, Verwaltung und Ablage massiv reduzierbar bei gleichzeitiger Sicherstellung der Compliance der Reisenden sowie der Unternehmen.

Der Prozess der A1-Bescheinigung wird frühestmöglich angestoßen, indem direkt nach einem Reiseantrag, einer Reisebuchung oder einer sonstigen (auch mobilen) Erfassung von Reisedaten die relevanten Informationen automatisch an den A1-Companion übergeben werden. Der A1-Companion prüft hierauf unmittelbar, inwiefern eine A1-Beantragung erforderlich ist oder ggf. schon vorliegt und stößt die erforderlichen Schritte an. Unvollständige oder fehlerhafte Daten können über den A1-Companion von einem Competence Center geprüft, evtl. angepasst und ebenfalls dem automatisierten Prozess übergeben werden.

Der vollständige Prozess ist sowohl für das Competence Center als auch den Reisenden transparent und kann entsprechend gemonitort werden. Nach der Erstellung der A1-Bescheinigung durch die Sozialversicherungsträger kann diese automatisch und revisionssicher in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt  und dem Reisenden unmittelbar als pdf-Dokument bereitgestellt sowie als E-mail zugesendet werden. Die entsprechenden Daten können für weitere Compliance-Prüfungen nachfolgender Reisebuchungen gespeichert werden.

Video:

Das folgende Video gibt einen Eindruck von einem automatisierten Beantragung einer A1 Beantragung. Das Video beginnt mit einer Hotelbuchung in cytric. Diese führt zu einer automatischen Erkennung des A1 relevanten Vorfalls mithilfe des A1-Companions und im Anschluss zu einer Übernahme der Daten in die Erfassungsmaske des A1-Companions. Der Reisende muss nur noch einige Zusatzdaten ergänzen und kann dann ganz entspannt auf die Zustellung seiner A1 Bescheinigung durch den Sozialversicherungsträger warten.

Technische Voraussetzungen

Der conovum A1-Companion wird als SAP Add-On auf dem SAP-HR System des Kunden installiert, kann aber auch in einer verteilten Systemlandschaft auf beliebigen SAP-Systemen implementiert werden (on-premises).

Der A1-Companion setzt nahtlos auf die mit SAP HR bereitgestellte Anbindung an die Sozialversicherungsträger auf (Infotyp 700).

Die Bedienoberflächen basieren auf SAP UI5 und können über SAP Fiori Launchpad bereitgestellt werden. Sie sind auf mobilen Endgeräten lauffähig.

Weitere Informationen zum Download

Weitere Informationen zum A1-Companion finden Sie in unserem Solution Sheet.