UI5 Companion – das innovative SAP Travel Management User Interface

UI5 Companion - das innovative SAP Reisekostenabrechnung

Der UI5 Companion ermöglicht eine intuitive Abrechnung von Dienstreisen und Barauslagen und deren Genehmigung über den SAP HCM Reisekostenmanager (SAP Reisekostenabrechnung). Dabei wird die moderne Web-Oberflächentechnologie SAPUI5 genutzt. Die User Interface (UI-) Technologie basiert auf HTML5 und ermöglicht durch die Plattform- und Geräteunabhängigkeit einen Aufruf des UI5 Companion auf Desktops und mobilen Geräten. Dies verhilft dem Anwender zu einem schnellen und unkomplizierten Aufruf. Der UI5 Companion nutzt dabei das vollständige SAP HCM Reisekostenmanager Customizing. Damit ist die Reisekostenabrechnung auf dem neuesten Stand. Das Solution Sheet zum UI5 Companion können Sie hier herunterladen.


  • UI5 Companion Reisemanagement Key-Features:

    • Reiseanträge
    • Reisekostenabrechnungen
    • Travel Arranger Funktion
    • Omni-Channel Beleg Handling
  • Umfassende Reporting- und Simulationsmöglichkeiten

  • Vollständig basierend auf der SAP Standard UI-Technologie SAPUI5 / Fiori UX

  • Vollständige SAP Customizing Übernahme

Intuitive Reiseübersicht

Benutzerfreundliche Reisekostenerfassung

Omni-Channel Beleghandling

Der UI5 Companion verfolgt eine konsequente Omni-Channel Strategie. Dies erlaubt die Zuführung von Belegen und anderen abrechnungsrelevanten Daten über zahlreiche Eingangskanäle und Dateiformate:

  • PC-Upload (PDF)
  • Scanner (PDF)
  • Smartphone Fotos (IMG)
  • ReceiptSnap App (IMG)
  • E-Billing von Reisemittelanbietern, z.B. Deutsche Bahn (PDF)
  • Kreditkartenanbieter (Kreditkartendaten)
  • Online Booking Engines (OBE-Daten)

Aus PDFs und Fotos können in einem weiteren Verarbeitungsschritt mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) und PDF-to-Text relevante Informationen ausgelesen werden. Diese Informationen (z.B. Belegart, Datum und Betrag) werden dann gemeinsam mit Kreditkartendaten und OBE-Daten in einem personalisierten Arbeitsvorrat vorgehalten. Aus diesem kann sich der Reisende oder der Travel Arranger im Anschluss die gewünschte Abrechnung zusammen stellen. Dies spart Zeit und verringert die Gefahr von Eingabefehlern.

Zusatzmodule

Die Funktionalität des UI5 Companion lässt sich mittels zahlreicher, nützlicher Zusatzmodule erweitern. Diese können optional und modular hinzugebucht werden.

Barauslagen

Die Zusatzkomponente Barauslagen beinhaltet die Funktionalitäten zum Anlegen, Ändern, Kopieren und Löschen von Barauslagen. Verschiedene Belege können hierbei über ein Drop-Down Menü selektiert, Kommentare ergänzt und Anlagen hochgeladen werden.

Sammelerfassung (Monatserfassung)

Die Zusatzkomponente Sammelerfassung ermöglicht im Gegensatz zur normalen Reisekostenerfassung die Zusammenführung vieler Einzelreisen zu einer gesammelten Reisekostenerfassung. Anhand der Zusammenstellung von Reisefakten über ein längeres Zeitfenster erhalten besonders vielreisende Mitarbeiter den Mehrwert in der Zeitersparnis. In einer übersichtlich strukturieren Darstellung können die jeweiligen Reisedaten, Pauschalen und Anlagen hierzu erfasst bzw. hinzugefügt werden.

ReceiptSnap App

Die Smartphone-optimierte separate ReceiptSnap App zum Fotografieren und Hochladen von Reisekostenbelegen bietet dem Reisenden eine ortsungebundene, mobile Nutzbarkeit zum Hinzufügen von Belegen als Anlage. Insgesamt kann der Teilprozess dadurch beschleunigt und die Effizienz gesteigert werden.

Ein besonderes Feature der ReceiptSnap App ist die Möglichkeit zur sprachgesteuerten Erfassung von Beleginformationen. Diese erlaubt dem Nutzer alle relevanten Informationen zu einem Beleg direkt nach dem Abfotografieren mittels Sprache unkompliziert zu erfassen. Der Klick auf ein Mikrofonsymbol öffnet ein Eingabefenster mit den benötigten Feldern (Spesenart, Betrag, Datum, ggfs. Kommentar). Der Benutzer spricht alle diese Informationen in das Smartphone und das System erkennt mittels Signalwörtern die entsprechenden Angaben und füllt die Eingabefelder automatisch aus. So wird dem Benutzer das Eintippen auf dem Smartphone erspart und der Beleg ist jederzeit eindeutig zuordenbar.

Approval App

Die Smartphone-optimierte separate Approval App ist auf die Genehmigung und Ablehnung von Reiseanträgen, Reisekostenabrechnung und Urlaubsanträgen ausgerichtet. Hierzu kann die Genehmigungsliste z.B. nach Genehmigungen und Ablehnungen sortiert, Kommentare bei Ablehnungen hinzugefügt und Details zur Person angezeigt werden. Auch dieser Teilprozess wird somit durch die mobile Nutzbarkeit beschleunigt.

CO2Companion

Zusätzlich kann der UI5 Companion durch den conovum CO2Companion erweitert werden. Der CO2Companion ermöglicht ein nachhaltiges Travel Management über die gesamte Prozesskette von Geschäftsreisen und für alle Reisemittel. Hierbei werden exakt alle real erfolgten Reisefakten der Reisekostenabrechnung als Grundlage der Auswertung der gesamten CO2-Emissionen einer Geschäftsreise herangezogen. Auf diese Weise wird ein vollständiges Reporting der Emissionen in SAP ermöglicht. Weitere Informationen finden Sie hier.