A1-Bescheinigung – Prozessintegration und Automatisierung
Automatisierung der A1-Bescheinigung
Muss ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend ins EU-Ausland, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet mit der sogenannten A1-Bescheinigung nachzuweisen, dass das Unternehmen die Sozialversicherungsbeiträge im Inland entrichtet. Die Bescheinigung ist dem Reisenden vor der Reise zur Verfügung zu stellen und durch diesen mitzuführen (Mitführungspflicht). Diese Verpflichtung besteht selbst bei kurzfristigen, eintägigen Entsendungen. Erfolgt dieses nicht vollständig und nicht vor der Durchführung der Reise können Unternehmen entsprechend sanktioniert werden. Dem Reisenden kann die Einreise oder der Zutritt zu Betriebseinrichtungen im Ausland ohne die A1-Bescheinigung verweigert werden.
Die Bescheinigungen müssen ab dem 1.7.2019 beim zuständigen Sozialversicherungsträger elektronisch beantragt werden.
Mit Hilfe des conovum Travel Compliance Companion (TCC) ist es möglich, den gesamten Prozess der A1-Beantragung zu automatisieren, zu überwachen und auszuwerten.
Vorteile der A1-Beantragung mittels TCC
Eine manuelle und nicht systemintegrierte Abwicklung der A1-Beantragung ist langsam, fehleranfällig und meist unvollständig. Nur durch eine Automatisierung des Beantragungsprozesses können diese Umstände behoben und die hiermit verbundenen hohen Aufwände stark reduziert werden. Eine Automatisierung der A1-Beantragung mit Hilfe des Travel Compliance Companion bietet zahlreiche Vorteile:
Die Lösung
Nur durch einen integrierten A1-Prozess mit einem hohen Automatisierungsgrad sind die Aufwände für Beantragung, Handling, Verwaltung und Ablage massiv reduzierbar bei gleichzeitiger Sicherstellung der Compliance der Reisenden sowie der Unternehmen.
Der Beantragungsprozess wird frühestmöglich angestoßen, indem direkt nach einem Reiseantrag, einer Reisebuchung oder einer sonstigen (auch mobilen) Erfassung von Reisedaten die relevanten Informationen automatisch an den Travel Compliance Companion (TCC) übergeben werden. Der TCC prüft hierauf unmittelbar, inwiefern eine A1-Beantragung erforderlich ist oder ggf. schon vorliegt und stößt die erforderlichen Schritte an. Unvollständige oder fehlerhafte Daten können über den TCC von einem Service Center geprüft, evtl. angepasst und ebenfalls dem automatisierten Prozess übergeben werden.
Der vollständige Prozess ist sowohl für das Service Center als auch den Reisenden transparent und kann entsprechend gemonitort werden. Nach der Erstellung der A1-Bescheinigung durch die Sozialversicherungsträger kann diese automatisch und revisionssicher in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt und dem Reisenden unmittelbar als pdf-Dokument bereitgestellt sowie als E-mail zugesendet werden. Die entsprechenden Daten können für weitere Compliance-Prüfungen nachfolgender Reisebuchungen gespeichert werden.
Der Ablauf ist in der folgenden Grafik schematisch dargestellt. Eine kurze Systemdemo ist auf der übergeordneten TCC Webseite als Video verfügbar.
Der conovum Travel Compliance Companion wird als SAP Add-On auf dem SAP-HR System des Kunden installiert, kann aber auch in einer verteilten Systemlandschaft auf beliebigen SAP-Systemen implementiert werden (on-premises).
Der Travel Compliance Companion setzt nahtlos auf die mit SAP HR bereitgestellte Anbindung an die Sozialversicherungsträger auf (Infotyp 700).
Die Bedienoberflächen basieren auf SAP UI5 und können über SAP Fiori Launchpad oder andere Portale bereitgestellt werden. Sie sind auf mobilen Endgeräten lauffähig.
Weitere Informationen zum Download
Weitere Informationen zur Automatisierung der A1-Bescheiniung mithilfe des Travel Compliance Companion finden Sie in unserem Solution Sheet. Bei tiefergehenden Fragen kontaktieren Sie gerne Carsten Hoymann unter TCC@conovum.de.