EU-Registrierung – Prozessintegration und Prozesssteuerung
Herausforderung EU-Registrierung
Zum Zwecke einer Dienstleistungserbringung in einen anderen Mitgliedsstaat entsandte Arbeitnehmer müssen im Zielstaat registriert werden, um die Gleichstellung mit dort regulär Beschäftigten hinsichtlich sozialer und arbeitsrechtlicher Standards zu gewährleisten. Dies erfolgt durch die sogenannte EU-Registrierung. Die Registrierung muss mit ausreichendem Abstand vor Beginn der Reise erfolgen und die Registrierungsbestätigung ist dem Arbeitnehmer zur Verfügung zu stellen und durch diesen mitzuführen. Erfolgt dieses nicht kann das für den Arbeitgeber zu empfindlichen Strafzahlungen und im Wiederholungsfall sogar zu einem Verbot der Leistungserbringung im Zielstaat führen.
Die EU-Registrierung muss über das entsprechende länderspezifische Portal oder Formular des jeweiligen Zielstaats elektronisch erfolgen. Aufgrund unterschiedlicher nationaler Gesetzgebungen variieren sowohl die hierfür benötigten persönlichen und betrieblichen Daten wie auch zu beachtende Fristen und Regularien.
Prozesssteuerung der EU-Registrierung
Eine rein manuelle und nicht systemintegrierte Abwicklung der EU-Registrierung ist langsam, fehleranfällig und häufig unvollständig. Nur durch eine systemgesteuerte Abwicklung des Registrierungsprozesses können diese Umstände behoben und die hiermit verbundenen hohen Aufwände stark reduziert werden. Der Travel Compliance Companion bietet hierbei zahlreiche Vorteile:
Die Lösung - Der Travel Compliance Companion
Der conovum Travel Compliance Companion (TCC) erlaubt die Steuerung aller compliance-relevanten Themen für eine Auslandsdienstreise. Im Fall der EU-Registrierung wird der Prozess frühestmöglich gestartet, indem direkt nach einem Reiseantrag, einer Reisebuchung oder einer sonstigen (auch mobilen) Erfassung von Reisedaten die relevanten Informationen automatisch an den TCC übergeben werden. Der TCC prüft hierauf unmittelbar, inwiefern eine EU-Registrierung für die geplante Reisedauer und den Reisegrund erforderlich ist und stößt gegebenenfalls die nötigen Schritte an. Eventuell unvollständige oder fehlerhafte Daten werden vom Reisenden angefordert und können direkt im TCC in den Prozess eingebracht werden. Im Anschluss ist im TCC bedarfsgerechte Unterstützung durch ein internes oder externes Service Center möglich.
Der vollständige Prozess ist sowohl für das Service Center als auch den Reisenden transparent und kann entsprechend gemonitort werden. Nach der EU-Registrierung kann das zugehörige Dokument in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt und dem Reisenden unmittelbar als pdf-Dokument bereitgestellt sowie als E-Mail zugesendet werden
Mit Hilfe des TCC ist es möglich, die teils großen Unterschiede und länderspezifischen Feinheiten der EU-Registrierung an einer zentralen Anlaufstelle zu harmonisieren. Hierbei ist sogar eine systemgestütze Form der Registrierung möglich. Dies kann in einem ersten Schritt insbesondere für Belgien, Frankreich, Österreich, Portugal und die Schweiz ermöglicht werden. Detailliertere Informationen sind in den entsprechenden Solution Sheets zusammengefasst:
Eine systemgestützte Registrierung für weiter Länder kann in Kürze angeboten werden..
Der Ablauf ist in der folgenden Grafik schematisch dargestellt. Eine kurze Systemdemo ist auf der übergeordneten TCC Webseite als Video verfügbar.
Der conovum Travel Compliance Companion wird als SAP Add-On auf dem SAP-HCM System des Kunden installiert, kann aber auch in einer verteilten Systemlandschaft auf beliebigen SAP-Systemen implementiert werden (on-premises).
Der TCC fungiert als Schnittstelle zu den Sozialversicherungssystemen sowie nationalen Registrierungsportalen.
Die Bedienoberflächen basieren auf SAP UI5 und können über SAP Fiori Launchpad oder andere Portale bereit gestellt werden. Der TCC ist auf mobilen Endgeräten lauffähig.
Weitere Informationen zum Download
Weitere Informationen zur automatischen EU-Registrierung finden Sie in unserem Solution Sheet. Detailliertere Informationen zu einzelnen Ländern sind aktuell verfügbar für Belgien, Frankreich, Österreich, Portugal und die Schweiz. Bei tiefergehenden Fragen kontaktieren Sie gerne Carsten Hoymann unter TCC@conovum.de.