EU-Entsenderichtlinie – Prozessintegration und Automatisierung
Prozessintegration und Automatisierung der EU-Entsenderichtlinie
Müssen Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit ins Ausland reisen, greift eine Vielzahl zusätzlicher Anforderungen. Für Reisen ins europäische Ausland ist dies insbesondere die Richtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern (EU-Entsenderichtlinie) mit der Erfordernis von A1-Bescheinigungen und EU-Registrierungen. Das Einhalten der EU-Entsenderichtlinie ist für Unternehmen auf vielen Ebenen herausfordernd und typischerweise mit großem zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden.
Der Travel Compliance Companion (TCC) erlaubt die Steuerung und weitgehende Automatisierung der Beantragung und Ausstellung von A1-Bescheinigungen und EU-Registrierungen. Indem direkt nach einem Reiseantrag, einer Reisebuchung oder einer sonstigen (auch mobilen) Erfassung von Reisedaten die relevanten Informationen automatisch an den TCC übergeben werden, wird der Prozess frühestmöglich gestartet. Der TCC prüft unmittelbar, welche Schritte für die Einhaltung der EU-Entsenderichtlinie erforderlich sind und aggregiert automatisch alle relevanten HR- und Reisedaten. Eventuell unvollständige oder fehlerhafte Antragsdaten werden vom Reisenden angefordert und können direkt eingegeben werden. Im Anschluss ist im Bedarfsfall oder zur Qualitätssicherung im TCC Unterstützung durch ein internes oder externes Service Center möglich.
Der vollständige Prozess ist sowohl für das Service Center als auch den Reisenden transparent und kann entsprechend gemonitort werden.
Herausforderungen EU-Entsenderichtlinie
Hinsichtlich der EU-Entsenderichtlinie stehen Unternehmen oftmals vor einer Vielzahl von inhaltlichen, zeitlichen und qualitativen Herausforderungen, die organisatorisch, prozessual sowie technisch bewältigt werden müssen:
Somit ist für Unternehmen ein betrieblicher Prozess zur Einhaltung der EU-Entsenderichtlinie zu etablieren, der
- die Erfordernis einer A1-Bescheinigung und/oder EU-Registrierung anhand eines flexiblen Regelwerks zuverlässig ermittelt,
- die entsprechenden Dokumente vor der Reise in hoher Qualität an der richtigen Stelle elektronisch beantragt,
- dem Reisenden die ausgestellten Dokumente unmittelbar zur Verfügung stellt und ihn über seine Mitnahmepflicht informiert,
- alle Dokumente revisionssicher archiviert,
- alle Prozesse elektronisch dokumentiert und auswertbar macht sowie
- idealerweise ein Frühwarnsystem für weitere Risikofelder im Zusammenhang mit Auslandstätigkeiten (bspw. Visum, Steuern, Höchstaufenthaltsdauer, Mindestlohn, …) bereitstellt.
Die Lösung
Der Travel Compliance Companion (TCC) fungiert als technische und prozessuale Basis für die Sicherstellung der Compliance mit der EU-Entsenderichtlinie für alle Mitarbeiter auf Auslandsreisen. Als solches liegt der Fokus des TCC insbesondere auf:
A1-Bescheinigung
Mit der A1-Bescheinigung kann nachgewiesen werden, dass für einen entsandten Mitarbeiter im Heimatland Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden. Die A1-Bescheinigung ist ab dem 01. Juli 2019 nur noch elektronisch über die Sozialversicherungsträger erhältlich.
Erfahren Sie mehr…EU-Registrierung
Mithilfe der EU-Registrierung im Zielstaat soll die Gleichstellung entsandter Arbeitnehmer mit dort regulär Beschäftigten sichergestellt werden. Die EU-Registrierung muss entsprechend den spezifischen Regelungen des Zielstaates erfolgen und erfordert gegebenenfalls weitere Dokumente.
Erfahren Sie mehr…Visum
Möchte ein Arbeitnehmer in einem anderen als seinem Heimatland einer geschäftsmäßigen Tätigkeit nachgehen benötigt er oftmals ein Visum, auch wenn dies nur zeitlich begrenzt der Fall ist. Über Schnittstellen können aus dem Travel Compliance Companion auch Systeme von Visum-Dienstleistern angebunden werden. Erfahren Sie mehr…
Systemintegration EU-Entsenderichtlinie – EU-Registrierung und A1-Bescheinigung ganz einfach mit der Reisebuchung erhalten!
Das folgende Video gibt einen Eindruck vom Prozess der Beantragung einer A1-Bescheinigung und EU-Registrierung aus der Perspektive eines Reisenden. Das Video beginnt mit einer Hotelbuchung in cytric. Diese führt zu einer automatischen Erkennung der Relevanz einer EU-Registrierung und A1-Bescheinigung durch den Travel Compliance Companion und im Anschluss zu einer Übernahme der Daten in die Erfassungsmaske des TCC. Der Reisende muss nur noch einige Zusatzdaten ergänzen und kann dann ganz entspannt auf die Zustellung seiner EU-Registrierung und A1-Bescheinigung warten.
SAP zertifiziert
Im November 2022 wurden der Travel Compliance Companion durch das SAP Integrations- und Zertifizierungszentrum (SAP ICC) auf Basis von SAP S/4HANA 2021 zertifiziert. Mit der Zertifizierung wurde offiziell von SAP bestätigt, dass unser Produkt bestimmte Anforderungen an ein ABAP Addon erfüllt. Hierzu gehören u.a.:
- Funktionsfähigkeit des Travel Compliance Companion
- Einfache Integration der SAP-Partnersoftware mittels Installationspaket
- Kompatibilität mit der Infrastruktur von Kunden, die SAP-Technologie einsetzen
- Keine Veränderung von SAP-Standard
- Keine Syntaxfehler im Coding
Technische Voraussetzungen
Der conovum Travel Compliance Companion wird als SAP Add-On auf dem SAP-HCM System des Kunden installiert, kann aber auch in einer verteilten Systemlandschaft auf beliebigen SAP-Systemen implementiert werden (on-premises).
Der TCC fungiert als Schnittstelle zu den Sozialversicherungssystemen sowie nationalen Registrierungsportalen.
Die Bedienoberflächen basieren auf SAP UI5 und können über SAP Fiori Launchpad oder andere Portale bereit gestellt werden. Der TCC ist auf mobilen Endgeräten lauffähig.
Weitere Informationen zum Download
Weitere Informationen zum Travel Compliance Companion finden Sie in unserem Solution Sheet. Bei tiefergehenden Fragen kontaktieren Sie gerne Carsten Hoymann unter TCC@conovum.de.