Travel Compliance automatisieren
– rechtssicher, integriert und effizient.
Internationale Dienstreisen unterliegen komplexen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. Der TCC integriert alle relevanten Prozesse in ein automatisiertes System und stellt sicher, dass alle Compliance-Vorgaben effizient und zuverlässig erfüllt werden.
Die Ausgangslage
Warum A1 & EU-Compliance so herausfordernd ist.
Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig ins europäische Ausland reisen, stehen vor komplexen rechtlichen Anforderungen. Die Beantragung von A1-Bescheinigungen und EU-Registrierungen (PWD-Meldungen) ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, wenn sie manuell erfolgt.
Besonders bei kurzfristigen Reisen oder häufigen Entsendungen geraten Unternehmen schnell in Compliance-Risiken – etwa bei Prüfungen durch Behörden oder bei fehlenden Dokumenten im Fall von Kontrollen. Die Herausforderung: rechtliche Vorgaben zuverlässig und effizient umsetzen, ohne den Reiseprozess unnötig zu verkomplizieren.
Manuelle Prozesse, hoher Aufwand
HR-Abteilungen kämpfen mit uneinheitlichen Abläufen und fehlendem Überblick über Meldepflichten.
Fehlende Transparenz
Wann ist eine Meldung nötig? Wer muss sie auslösen? Ist sie rechtzeitig erfolgt?
Kurzfristige Reisen & häufige Entsendungen
Gerade bei Ad-hoc-Reisen geraten Compliance-Prozesse schnell ins Hintertreffen.
Behördliche Prüfungen & Kontrollen
Fehlende Dokumente beim Arbeitnehmer können zu Bußgeldern und Reputationsschäden führen.
So funktioniert der TCC
Von der Buchung bis zur Bescheinigung.
Unternehmen stehen bei Auslandsreisen ihrer Mitarbeitenden vor einer Vielzahl an Herausforderungen – sowohl organisatorisch als auch regulatorisch.
01
Reiseantrag oder -buchung
Mitarbeitender stellt Reiseantrag oder bucht direkt über die OBE.
02
Automatische Compliance-Prüfung
Das System prüft in Echtzeit, ob A1 oder EU-Registrierung erforderlich ist.
03
Prozess wird angestoßen
Automatisiert oder durch das Service Center – ohne manuelle Eingriffe.
04
Dokument erstellt & zugestellt
Mitarbeitende erhalten Bescheinigung rechtzeitig vor Reiseantritt.
05
Revisionssichere Ablage
Alle Dokumente zentral, nachvollziehbar und prüfungssicher gespeichert.
06
Monitoring & Frühwarnung
Proaktive Hinweise auf weitere Risiken – Visa, Steuern, Deadlines.
Ihre Vorteile
Was der Travel Compliance Companion leistet.
Kernvorteil
Automatisierung statt manueller Prozesse.
Der TCC reduziert den administrativen Aufwand erheblich – die Beantragung von A1-Bescheinigungen und EU-Registrierungen läuft weitestgehend automatisiert und gesteuert.
Frühzeitige Compliance-Sicherung direkt nach Buchung
Nahtlose SAP HCM-Integration – keine zusätzlichen Tools
Revisionssichere Dokumentation für Audits & Prüfungen
Wettbewerbsvorteil durch maximale Rechtssicherheit
Transparenz & Kontrolle
Mitarbeitende, HR und Travel Management behalten jederzeit den Überblick über den Status aller Meldungen.
Flexible Betriebsmodelle
Ob internes Service Center oder externer Dienstleister – der TCC unterstützt unterschiedliche Organisationsmodelle.
Frühwarnsystem
Optional können weitere Compliance-Themen wie Visumspflichten oder steuerliche Risiken integriert und überwacht werden.
International einsetzbar
Skalierbar für Unternehmen mit häufigen EU-Entsendungen – von einzelnen Standorten bis zur globalen Rollout-Fähigkeit.
Funktionsumfang
Alle Funktionen auf einen Blick.
Automatisierung
Automatisierte A1-Bescheinigung
Systemgestützte Beantragung und Verwaltung direkt nach Reiseantrag oder -buchung – ohne manuelle Eingriffe.
Compliance
EU-Registrierung (PWD-Meldungen)
Automatisierte Erstellung und Übermittlung aller erforderlichen EU-Entsendungsmeldungen.
Proaktiv
Frühzeitiger Prozessstart
Die Compliance-Prüfung startet direkt nach Reiseantrag – nicht erst kurz vor Reiseantritt.
SAP
SAP HCM Integration
Nahtlose Einbindung in SAP HCM und bestehende Reisesysteme – keine zusätzliche Plattform erforderlich.
Automatisierung
Realtime Compliance-Prüfung
Automatische Prüfung auf alle relevanten Compliance-Erfordernisse in Echtzeit.
Flexibilität
Frühwarnsystem für weitere Risiken
Optionale Erweiterung um Visa-, Steuer- und weitere Compliance-Risiken für einen 360°-Überblick.
Dokumentation
Revisionssichere Dokumentenablage
Alle Bescheinigungen und Meldungen zentral, nachvollziehbar und prüfungssicher gespeichert.
Transparenz
Transparente Prozessverfolgung
Reisende und Service Center behalten jederzeit den Überblick über alle laufenden und abgeschlossenen Meldungen.
Flexibilität
Externe Service Provider einbindbar
Flexible Integration von Visa-Dienstleistern und externen Compliance-Anbietern in den Prozess.
Technische Voraussetzungen
Einfach einzurichten.
Flexibel einsetzbar.
Der Travel Compliance Companion wird als SAP Add-on auf dem SAP HCM-System des Kunden installiert. Alternativ ist auch eine Implementierung in verteilten SAP-Systemlandschaften oder die Nutzung als Cloud-Variante möglich. Die Lösung ist sowohl mobil als auch stationär nutzbar und lässt sich flexibel an bestehende IT-Infrastrukturen anpassen.
SAP Add-on
Installation direkt auf dem SAP HCM-System des Kunden – keine Fremdsysteme.
Cloud-Variante
Alternativ als Cloud-Lösung nutzbar – auch für verteilte SAP-Systemlandschaften.
Mobil & stationär
Nutzung auf allen Geräten – vollständig responsive und browserbasiert.
Reiseprozess-Integration
Zugriff auf HR- und Reisedaten sowie Integration in bestehende Reiseprozesse erforderlich.
Kontakt
Bereit für rechtssichere Compliance?
Erfahren Sie, wie der Travel Compliance Companion A1-Bescheinigungen und EU-Registrierungen in Ihrem Unternehmen automatisiert – in einer Live-Demo.
Häufig gestellte Fragen zum Travel Compliance Companion:
Der TCC wird als SAP Add-on in bestehende HCM-Systeme integriert und kann in verschiedene Systemlandschaften eingebunden werden.
Der TCC richtet sich insbesondere an Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit und regelmäßig reisenden Mitarbeitenden, die komplexe regulatorische Anforderungen effizient und revisionssicher abbilden müssen.
Der Prozess beginnt automatisch, sobald eine Reise erfasst wird – beispielsweise über eine Online Booking Engine (OBE), einen Reiseantrag oder eine manuelle Meldung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle notwendigen Schritte frühzeitig eingeleitet werden.
Der TCC verarbeitet sowohl Reisedaten als auch HR-relevante Informationen und ergänzt diese durch zusätzliche Angaben, die bei Bedarf direkt vom Reisenden abgefragt werden.
Fehlende oder inkonsistente Informationen werden automatisch erkannt. Der Reisende wird über das System aufgefordert, diese Daten im Self-Service nachzupflegen.
Für komplexe oder nicht standardisierte Fälle kann ein internes oder externes Competence Center eingebunden werden, das gezielt unterstützt.
Der TCC automatisiert den gesamten Ablauf – von der Datenerfassung über die Prüfung bis hin zur Erstellung und Bereitstellung von Dokumenten wie der A1-Bescheinigung.
Durch automatisierte Datenerfassung, Self-Service durch Mitarbeitende, systemgestützte Prozesssteuerung werden manuelle Tätigkeiten erheblich reduziert, insbesondere in HR- und Travel-Management-Abteilungen.
Internationale Dienstreisen sind häufig mit komplexen, länderspezifischen Vorschriften verbunden. Ohne systematische Unterstützung entstehen hohe manuelle Aufwände, fehlende Transparenz und Compliance-Risiken. Der TCC automatisiert diese Prozesse und macht sie nachvollziehbar und effizient.